Il software per le risorse umane è un elemento indispensabile per i moderni dipartimenti HR. I sistemi come HRMS (sistema di gestione delle risorse umane), HRIS (sistema di informazione delle risorse umane) e HCM (gestione del capitale umano) sono progettati per facilitare tutti i processi legati all’occupazione e alla gestione del personale. Consentono un facile accesso ai dati e memorizzano le informazioni in modo più efficiente rispetto a qualsiasi procedura cartacea conosciuta in precedenza.
La tecnologia moderna è entrata nella nostra vita portando cambiamenti colossali. Possiamo osservare la sua presenza in qualsiasi campo dell’attività umana, e ciò ha un impatto sullo sviluppo. I cambiamenti sono positivi e nessuno vuole difendersi da questi cambiamenti.
I team HR svolgono un ruolo importante nel business contemporaneo, assumendo sempre più responsabilità, mentre il loro ambito di doveri si espande costantemente. Attualmente, le competenze dei team HR vanno oltre la semplice gestione del personale. Per soddisfare le aspettative del tempo, questi team hanno bisogno di un software efficiente e ben coordinato che garantisca l’efficacia di tutte le azioni intraprese.
Ognuna delle abbreviazioni elencate rappresenta un tipo di software HR che ha una varietà di funzioni che facilitano la gestione del personale. Ognuno dei programmi ha diverse divisioni che, combinate, consentono una gestione completa delle risorse umane. Per selezionare il miglior tipo di programma per la tua azienda, vale la pena familiarizzarsi con tutti loro.
Non ci sono regole o definizioni dettagliate stabilite per particolari soluzioni – le funzioni del software possono differire a seconda del tipo di soluzioni utilizzate dal fornitore di software. La panoramica dei tipi di software presentata di seguito è una linea guida generale, ma quando acquisti la tua soluzione, devi controllare cosa viene fornito esattamente nel pacchetto selezionato.
HRIS è un tipo base di software. In alcuni casi, questo pacchetto primario sarà sufficiente per la maggior parte dei compiti. Le funzionalità di HRIS consentono la gestione del database dei dipendenti, mentre la sua funzione principale si concentra sul reclutamento. Il software consente la gestione delle assenze, l’ottimizzazione del flusso di lavoro, la gestione dei benefici e degli stipendi, oltre a mantenere un registro dettagliato dei dipendenti.
Questo software può essere descritto come un sistema versatile di gestione delle informazioni. Consente di mantenere tutte le informazioni HR necessarie in un unico posto, il che migliora significativamente la tenuta dei registri e la reportistica. Grazie a questo sistema, tutte le attività sono più efficaci e gli specialisti HR guadagnano più tempo per svolgere compiti più importanti. Il software HRIS è un elemento centrale che contiene tutte le informazioni importanti sui dipendenti dell’azienda.
Il pacchetto HCM ha le stesse funzioni del software HRIS, ma in aggiunta, ha opzioni che consentono la gestione dei talenti. Fornisce strumenti che aiutano ad acquisire e gestire i talenti. Nel sistema HCM, puoi pianificare il processo di apprendimento, sviluppo professionale o carriera futura di un dipendente. Il sistema è principalmente focalizzato sui dipendenti. Consente di monitorare tutti gli aspetti legati alle risorse umane, come la loro efficienza e produttività, oltre all’inserimento del nuovo dipendente e al controllo sui doveri dei dipendenti attuali.
In questo sistema, è evidente che la principale forza trainante dell’organizzazione sono le persone. Grazie a questa soluzione completa, i dipartimenti HR possono gestire meglio l’elemento umano. Si può affermare che il sistema HCM è un software completo che consente di monitorare il ciclo di vita di tutti i dipendenti dell’azienda.
Il termine HRMS è frequentemente usato al posto di HRIS, ma vale la pena notare che la funzionalità dei due sistemi è diversa. La principale differenza è che il software HRIS è un centro di informazioni sul dipendente, mentre il sistema HRMS ha soluzioni basate su tali informazioni.
Può essere visto come un centro informativo completo perché, oltre alle funzionalità che si possono trovare nei sistemi HRIS e HCM, l’HRMS può elaborare automaticamente stipendi e salari, ha soluzioni di tracciamento del tempo e moduli di gestione del lavoro. Il software consente di organizzare le informazioni relative ai dipendenti, genera report automaticamente e crea programmi. Il sistema HRMS può convertire tutti i dati grezzi in un report pronto per l’analisi, grazie a questo è adatto a aziende che hanno dipartimenti HR estesi.
Tutti e tre i sistemi, HRMS, HRIS e HCM si differenziano l’uno dall’altro. Ma tutti questi software per le risorse umane hanno lo stesso obiettivo: aiutare le aziende a gestire il proprio personale. Aiutano ad automatizzare funzioni che non richiedono intervento umano e sollevano i team HR, che guadagnano tempo per compiti più creativi. I sistemi memorizzano dati che possono essere la base per l’analisi della condizione dell’azienda e facilitare l’amministrazione della sua situazione attuale.
Tutti i software per le risorse umane sono simili e le loro funzioni si riducono alla gestione delle risorse umane e a tutte le questioni correlate. Altri processi come reclutamento, stipendi, benefici, formazione e sviluppo sono inclusi. Il software per le risorse umane consente la raccolta e l’analisi dei dati.
Stabilire le tue esigenze è il primo passo durante la selezione del sistema per la tua azienda. Devi sapere quali problemi la tua soluzione dovrebbe risolvere. Diverse premesse generiche potrebbero aiutare nella decisione. La principale è la dimensione dell’organizzazione e la tua strategia di sviluppo. Le piccole aziende, o quelle che hanno appena iniziato, di solito non hanno bisogno di software complicati.
In questo caso, la soluzione ideale sarà il software HRMS o HRIS. L’HCM funzionerà in una corporazione che impiega molte persone in molti dipartimenti diversi. D’altra parte, anche se hai appena iniziato, ma hai una strategia per un rapido sviluppo della tua organizzazione, potrebbe essere vantaggioso incorporare un software che fornisca una soluzione complessa per i dati HR.
La tua scelta dovrebbe dipendere interamente dalle esigenze della tua azienda. Una cosa è certa: ciascuno dei programmi presentati sopra consente un lavoro più efficiente e produttivo dei dipartimenti HR.
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Manager delle risorse umane con un'eccellente capacità di creare un'atmosfera positiva e di costruire un ambiente prezioso per i dipendenti. Ama vedere il potenziale delle persone talentuose e mobilitarle per svilupparsi.
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