Cos’è la matrice di Eisenhower e come si usa?

La corsa onnipresente insieme ai costanti tentativi di sfruttare al massimo ogni momento, ci fanno sentire che prima o poi perdiamo il controllo. Quante volte ti sei sentito sopraffatto dalla tua lista di cose da fare, e da strumento utile è diventata un incubo? Come prendere il controllo del caos e iniziare a gestire i compiti in modo efficace? Cos’è la matrice di Eisenhower e come si usa? Continua a leggere.

La matrice di Eisenhower – indice:

1. Perché Eisenhower è considerato un modello da seguire?
2. Urgente non è importante, e importante non è urgente
3. La matrice di Eisenhower
4. Importante e urgente
5. Importante, ma non urgente
6. Urgente, ma non importante
7. Non importante e non urgente
8. Come usare la matrice di Eisenhower?

Perché Eisenhower è considerato un modello da seguire?

Dwight D. Eisenhower è stato un generale militare e il 34° presidente degli Stati Uniti. Tuttavia, non è conosciuto solo per essere una persona importante. È considerato una delle persone più produttive della storia, e dopo la sua morte la sua produttività e efficienza sono diventate oggetto di numerose discussioni. Durante i suoi due mandati, ha completato e implementato molte procedure preziose che hanno reso il mondo quello che è oggi. È interessante notare che Eisenhower è riuscito a rimanere produttivo per tutta la vita.

È per questo che molti ricercatori, tra cui Covey, affascinati dalla sua vita, hanno cercato di esplorare quale fosse il suo segreto. Nel suo libro “7 abitudini delle persone altamente efficaci,” ha tradotto l’idea di Eisenhower in uno strumento semplice che rende più facile la prioritizzazione. La chiave è distinguere tra cose urgenti e importanti.

Urgente non è importante, e importante non è urgente

Questa è una parafrasi di un pensiero che ha guidato Eisenhower e che lo ha aiutato a raggiungere la massima produttività. Come distinguere i compiti importanti da quelli urgenti? Queste due parole spesso funzionano come sinonimi nel nostro dizionario, ma in questo caso sono completamente diverse.

I compiti urgenti sono quelli che richiedono una risposta immediata. Sono eventi di emergenza al di fuori del tuo programma pianificato che attendono un’azione. I compiti urgenti sono i colpevoli del caos nella tua vita quotidiana, una dose di stress e frustrazione. I compiti importanti, d’altra parte, sono attività pianificate a lungo termine. Richiedono lavoro regolare, ma portano a cambiamenti significativi. Sono progetti importanti e attività fondamentali. Queste sono le cose che ti fanno sentire proattivo e che le tue azioni hanno senso.

Distinguere tra cose urgenti e importanti è una delle principali difficoltà. Questo è principalmente dovuto al fatto che non esiste un metodo o una definizione chiara che possa determinare quali compiti siano importanti e quali siano urgenti. Qui è necessario esercitarsi e prendersi un momento per riflettere sull’attività in questione. Cogliere la differenza non è così ovvio all’inizio e può causare molti problemi. Tuttavia, solo all’inizio. Dopo un’analisi più lunga, arriverai sicuramente alla conclusione su quali delle attività siano urgenti e quali siano importanti per te o per la tua azienda.

La matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è uno strumento che sia le aziende che gli individui possono utilizzare con successo per pianificare i compiti quotidiani e prioritizzarli. Questo rende sicuramente più facile pianificare la loro attuazione e valutare cosa conta davvero e su cosa vale la pena concentrarsi. È uno strumento semplice che divide le attività in quattro categorie:

• Importante e urgente – compiti da completare immediatamente
• Importante, ma non urgente – compiti da pianificare per dopo
• Urgente, ma non importante – compiti che possono essere delegati ad altri
• Non importante e non urgente – compiti da saltare, ignorare

Importante e urgente

Questi sono compiti che richiedono una risposta immediata. Quelli che dovresti finire il prima possibile e poter andare avanti. Questi sono compiti che si presentano all’improvviso, ma devono essere svolti, poiché non farlo può causare interruzioni nel lavoro successivo. Con una pianificazione adeguata, l’elenco dei compiti in questo quadrante non sarà lungo e sarà davvero un elenco di questioni urgenti.

D’altra parte, per coloro che gestiscono male il proprio tempo e non pianificano regolarmente il proprio lavoro, l’elenco sarà molto più lungo. Un esempio? Se hai programmato appuntamenti regolari dal medico, esami del sangue e ti prendi cura di una dieta sana e di un’adeguata quantità di esercizio ogni giorno, eventuali malattie che ti rendono indisposto saranno davvero rare, e la maggior parte delle persone si proteggerà completamente da esse adottando misure preventive.

Importante, ma non urgente

Questo è il posto per i compiti importanti che non hanno una scadenza specifica. Sono solitamente legati a obiettivi familiari, professionali o di auto-sviluppo. In effetti, sono molto importanti e ci pensi tutto il tempo, ma non sono stressanti e aspettano pazientemente di essere realizzati.

Tuttavia, questo non significa che debbano sempre essere messi in secondo piano. Nel quadro più ampio, è la loro realizzazione che conta di più. Influenzano la qualità delle nostre vite, quindi vale la pena dedicare molto tempo a questi compiti. Completare questi compiti richiede molto autocontrollo. È ancora più difficile quando sei sopraffatto dalle questioni quotidiane, e anche perché non ricevi una “ricompensa” immediata per essi. Le attività a lungo termine richiedono un grande grado di consapevolezza di sé.

Urgente, ma non importante

Questi sono compiti che aspettano in fila di essere completati. Tuttavia, non sono così importanti da doverli svolgere da solo. Questo significa che puoi assegnarli con successo ad altri membri del team, e il risultato finale sarà praticamente lo stesso. Solo facendo il tempo extra, avrai la capacità di completare le priorità senza rimandare gli altri compiti.

Non importante e non urgente

Queste sono attività che consumano tempo e promuovono la procrastinazione. Questi sono compiti che dovrebbero essere ignorati. Se ce ne sono troppi nella tua vita, una volta che li elimini, vedrai sicuramente una differenza e scoprirai di avere più tempo. Tali attività includono socializzare, pause caffè o scorrere Internet e i social media.

Questi sono mangiatori di tempo? Certamente. Tuttavia, ciò non significa che debbano scomparire completamente dalla tua vita. Sono momenti di relax che ti aiutano a distenderti dopo un intenso lavoro mentale e sono essenziali per mantenere un equilibrio sano. Ma quando analizzi la tua giornata e vedi che occupano troppo del tuo tempo, questo dovrebbe essere un chiaro segnale per te di cambiare.

Come usare la matrice di Eisenhower?

Questo strumento è ottimo sia per pianificare il lavoro di un singolo giorno che per progetti a lungo termine. È un aiuto efficace per la gestione del tempo che ti aiuta a organizzare i singoli compiti. Di conseguenza, sarà sicuramente più facile per te completare un dato progetto. Una volta creata una lista concreta, puoi anche utilizzare altri metodi di gestione dei compiti.

Sebbene questo non sia certamente un metodo perfetto e non funzionerà per tutti, ha un enorme vantaggio. Spesso scopri che scrivere tutte le attività ti aiuta a vedere quali sono effettivamente poco importanti e quali puoi delegare con successo ai tuoi collaboratori. In un mondo in cui il caos ci circonda e diventa sempre più difficile rimanere completamente concentrati, eliminare le distrazioni è un buon inizio nella ricerca del successo.

Hai appena appreso cos’è la matrice di Eisenhower. Leggi anche: Come iniziare a fare dropshipping su Amazon.

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