Come creare un registro dei rischi di progetto? | #44 Iniziare con la gestione dei progetti

Gestire i rischi in un progetto è cruciale per il suo successo. Secondo la ricerca, solo il 30% dei progetti viene completato in tempo, e più del 70% di essi affronta ritardi o spese aggiuntive. Per evitare tali fallimenti, il Project Manager dovrebbe riconoscere i rischi chiave e implementare contromisure appropriate, e per farlo crea un registro dei rischi. È uno strumento che aiuta a gestire e anticipare i rischi del progetto. Ma come preparare un registro dei rischi di successo per la pianificazione e l’esecuzione del progetto? Continua a leggere per scoprirlo!

Come creare un registro dei rischi di progetto? – indice dei contenuti:

1. Introduzione
2. Come dovrebbe apparire il registro dei fattori di rischio?
3. Come preparare un registro dei fattori di rischio?
4. Riepilogo

Introduzione

Il rischio è una parte integrante di qualsiasi progetto. Per gestirlo in modo efficace, hai bisogno di uno strumento che ti aiuti a identificare, monitorare e rispondere efficacemente agli ostacoli emergenti, in altre parole, un registro dei rischi. Il completamento con successo di molti progetti aziendali e organizzativi è compromesso in qualche fase di attuazione. Per questo motivo, il Project Manager deve familiarizzare con i metodi e gli strumenti di gestione del rischio, e soprattutto – preparare abilmente un registro dei rischi.

Un registro dei rischi, noto anche come log dei rischi o registro dei fattori di rischio, è un documento che registra tutti gli ostacoli, le minacce o i pericoli identificati. Include anche la loro analisi e le contromisure da adottare in caso di emergenza durante il progetto. Il registro diventa una raccolta e un deposito di informazioni su tutti i rischi e le opportunità legate al progetto.

Come dovrebbe apparire il registro dei fattori di rischio?

Il registro dei rischi dovrebbe apparire come un documento leggibile e contenere le seguenti informazioni:

• Descrizione del rischio – qual è il rischio e quale area del progetto colpisce?
• Possibili conseguenze – quali minacce pongono i pericoli al progetto? Comporterà l’emergere di ulteriori ripercussioni? Possiamo prevenirle?
• Probabilità di occorrenza – è un rischio occasionale, associato, ad esempio, a ritardi nel completamento delle attività; o è un rischio raro che può compromettere l’intero sforzo del progetto?
• Priorità – quanto è serio questo rischio rispetto ad altri con una probabilità di occorrenza simile?
• Persone responsabili – chi si assumerà la responsabilità di rispondere al rischio in modo appropriato, rapido ed efficace?
• Piano di risposta al rischio – quali azioni intraprendere quando emergono difficoltà?

Il registro dei rischi dovrebbe quindi raccogliere informazioni su tutti i rischi identificati, la loro analisi e le contromisure. Ha anche bisogno di aggiornamenti regolari per tutti i soggetti interessati al progetto in modo che tutti possano rimanere aggiornati e rispondere ai rischi e alle emergenze emergenti.

Come preparare un registro dei fattori di rischio?

La preparazione del registro dei rischi consiste in diversi passaggi:

1. Identificazione dei rischi. Il primo passo è identificare tutti i rischi associati al progetto. Puoi farlo conducendo una sessione di brainstorming con il team o rivedendo la letteratura relativa al progetto. Una volta creata una lunga lista di rischi, analizzali per suddividere tutte le potenziali minacce in ambienti tecnici, legati alle risorse e aziendali del progetto.
2. Valutazione dei rischi. Una volta identificati, analizza i rischi per valutarne l’impatto potenziale sul progetto. Rispondi alle domande:

• Quali rischi sono più probabili? È anche una buona idea elencarli in ordine di probabilità di occorrenza. Questo ti aiuterà a determinare quali necessitano della maggiore attenzione.
• Quali potrebbero essere le loro conseguenze? Qui il modo migliore sarebbe iniziare l’elenco con le conseguenze più gravi.

Pianificazione della risposta al rischio. Sulla base dell’analisi e della priorità, il Project Manager dovrebbe sviluppare un piano di risposta per ciascuno dei rischi identificati. Preferibilmente, definire le misure da adottare in caso di occorrenza del rischio. È anche una buona idea preparare un piano di emergenza, un progetto con scenari che includono indicazioni su come comportarsi quando si verificano tali eventi che puoi implementare non appena si verificano.

Aggiornare il registro. Il registro dei rischi dovrebbe essere aggiornato regolarmente per monitorare e gestire correttamente i rischi identificati, nonché aggiungere nuovi rischi secondo necessità man mano che il progetto avanza.

Uno degli errori più comuni commessi nella preparazione di un registro dei rischi è l’analisi insufficiente delle cause dei rischi e la pianificazione insufficiente delle risposte ai rischi. Per evitare questo errore, il Project Manager dovrebbe dedicare tempo e attenzione all’analisi e alla pianificazione. In questo modo, avrà fiducia che i rischi più probabili siano stati identificati correttamente.

Riepilogo

Un registro dei rischi è uno strumento per gestire e anticipare i rischi associati all’attuazione del progetto. Contiene informazioni dettagliate sui rischi identificati, la loro analisi e le contromisure. Inoltre, il team di progetto dovrebbe collaborare alla redazione del registro nella fase di pianificazione del progetto e poi mantenerlo aggiornato e disponibile per tutti i soggetti interessati al progetto.

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