Il compito di portare a termine un progetto comporta una grande responsabilità. Che tu lavori come Project Manager o come freelance, devi soddisfare diverse aspettative di progetto definite e elevate. In molte occasioni, a causa della mancanza di una comunicazione adeguata, tali requisiti vengono fraintesi e mal interpretati. Il team perde morale mentre il tempo viene utilizzato per rendere il progetto meno caotico invece di andare avanti. Come fare in modo che un progetto soddisfi tutte le aspettative? Nell’articolo di oggi, vorremmo fornirti alcune indicazioni che, se messe in pratica, garantiranno che il tuo progetto venga realizzato senza intoppi e con facilità.
Probabilmente ti è capitato che il tuo cliente non fosse soddisfatto del risultato del tuo lavoro. Ti sei chiesto perché le tue visioni non corrispondessero e in che misura ciò rendesse l’intera agenda poco chiara. Quando finalmente lo capisci, è troppo tardi, a volte anche peggio: l’intero progetto è terminato. Eppure, ti stai scervellando: cosa è andato storto? La risposta, in questo caso, è quasi sempre comunicazione e corretta espressione delle aspettative di entrambe le parti. Fortunatamente, c’è un modo per prevenire tali disastri.
Le aspettative non sono altro che forti convinzioni che qualcosa che abbiamo in mente ha un aspetto, una forma, un tessuto, ecc. definiti, e che le cose accadranno nel modo in cui immaginiamo. Questi aspetti sono spesso difficili da definire bene, il che può essere problematico soprattutto da un punto di vista aziendale. Inoltre, offuscano sia gli obiettivi del progetto sia i modi per misurare il suo successo.
Inoltre, il problema può essere la mancanza di priorità e scadenze definite per un determinato compito o l’attenzione eccessiva sulle fasi sbagliate. Alla fine, ciò che ci rimane è tempo sprecato, morale basso e ridotta efficienza lavorativa. Tale caos organizzativo porta a una mancanza di coinvolgimento all’interno del team, ma, cosa più importante, a una grave perdita di fiducia tra il cliente e il team di persone che lavorano a un determinato progetto, incluso te.
Come puoi vedere, una corretta gestione delle aspettative può aiutarti a evitare molti problemi inutili e guidarti durante l’intero processo di realizzazione del progetto dall’inizio alla fine come inteso dal cliente. Ci sono 5 elementi fondamentali della gestione delle aspettative di progetto:
Spesso accade che le parti interessate a un progetto abbiano una certa visione preconfezionata anche prima di creare il progetto per un determinato impegno. Per questo motivo, è una buona idea coinvolgere il cliente già nella fase iniziale, cioè nella pianificazione. Insieme al cliente e ai collaboratori, determina il campo di attività, le priorità e gli obiettivi, identifica le relazioni tra i compiti. Se qualcosa non è chiaro, non esitare a chiedere. Non dimenticare di formulare un piano di valutazione dei rischi per avere una via d’uscita in caso di circostanze impreviste.
Le aspettative di entrambe le parti potrebbero non corrispondere sempre: questo metodo chiarirà tutte le assunzioni per un determinato progetto e coinvolgerà di più l’intero team.
La pianificazione del progetto è importante, ma non cruciale quanto la sua esecuzione. Per farlo, è necessario tenere riunioni con il cliente e il team per determinare come eseguire e monitorare lo sviluppo del tuo impegno.
Quando ti incontri con il tuo team, assicurati che tutti comprendano il proprio ruolo e sappiano cosa devono fare. Definisci i ruoli, i compiti, il tempo da dedicare a essi, un piano di comunicazione e un modo per rendere conto delle tappe fondamentali. È meglio se includi subito KPI, così come le prossime riunioni programmate in cui farai un aggiornamento.
La comunicazione è fondamentale in questa fase: occupatene, ad esempio, introducendo una piattaforma adeguata per la comunicazione. Firmbee è uno di questi strumenti che, oltre alla possibilità di comunicare con i collaboratori, ha molte altre funzioni utili nella gestione dei progetti e nel lavoro. È una delle poche piattaforme di gestione dei progetti grazie alle quali non è necessario integrare diversi programmi e la cosiddetta fatica tecnica smette di darci fastidio.
Come puoi vedere, la parte principale di un flusso di lavoro efficace, e quindi il soddisfacimento delle aspettative, riguarda la capacità di comunicare chiaramente. Questo dovrebbe essere tenuto a mente in tutte le fasi del progetto per evitare malintesi inutili e, di conseguenza, perdita di tempo e motivazione.
Soprattutto, utilizza un linguaggio semplice e chiaro, uno che tutti comprendano. Non ci dovrebbe essere ambiguità o dubbio. Inoltre, è meglio riassumere tutte le riunioni con un rapido feedback.
Puoi anche creare un piano di comunicazione che includa:
Ciò garantirà che i coinvolti sappiano cosa aspettarsi e che anche i peggiori scenari siano un pensiero secondario piuttosto che una sorpresa sgradevole. Nascondere cattive notizie non aiuterà e potrebbe comportare una perdita di fiducia e coinvolgimento del team.
Letteralmente, promettere meno significa sminuire le proprie promesse all’inizio di un impegno, e viceversa, consegnare di più significa superare le aspettative al momento della consegna.
Non è difficile lasciarsi trasportare dall’entusiasmo e promettere qualcosa all’inizio del processo di pianificazione che, col passare del tempo e dopo che l’entusiasmo si è affievolito, potrebbe rivelarsi difficile o addirittura impossibile da realizzare. Poiché il dado è tratto e non puoi tornare indietro, cosa fare? Probabilmente un po’ di stress in arrivo. Il trucco è non lasciare che questa situazione si verifichi in primo luogo. Come?
Dovremmo proporre un po’ meno di quanto possiamo consegnare. In questo modo, il cliente si sente soddisfatto quando il progetto termina e siamo riusciti a superare le sue aspettative. In caso di circostanze impreviste che strappano alcuni pezzi dal progetto, il cliente è comunque contento poiché speriamo di essere riusciti a mantenere la nostra parola. Tuttavia, per rimanere calmi durante l’intero processo, dobbiamo impostare meticolosamente gli obiettivi e le tappe fondamentali il più realisticamente possibile per calibrare la nostra strategia di sotto-promessa e sovra-consegna.
Le persone non possono leggere la mente. Non indovineranno cosa intendiamo, assumiamo o prevediamo se non articoli le questioni in modo chiaro ed esplicito. Ecco come arriviamo all’ultimo, ma non meno significativo elemento: esprimere le nostre aspettative. La trasparenza e la chiarezza delle nostre intenzioni, azioni e aspettative consentono ai nostri colleghi e potenziali clienti di comprendere e visualizzare l’intero quadro del progetto che intraprendiamo.
Le aspettative sono una parte integrante della nostra vita, incluso il suo aspetto professionale. Gestirle proattivamente può semplificare il flusso di lavoro e portare a un team più coinvolto, clienti soddisfatti e, in ultima analisi, successo personale! Tieni presente questo quando lavori ai tuoi progetti e prova a mettere in pratica questi pochi principi: vedrai la differenza in poco tempo.
Leggi: Quali nuove competenze di gestione dei progetti dovresti possedere nel 2021 e 2022.
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Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.
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