Strategia di miglioramento continuo – qual è la filosofia kaizen nel contesto dello sviluppo professionale?

La filosofia kaizen è un metodo di gestione derivato dalla cultura giapponese. Inizialmente applicata nel contesto del funzionamento sociale, della famiglia e dello sviluppo personale, ha iniziato a diffondersi nel mondo degli affari – dalle piccole imprese alle corporazioni. Come puoi utilizzare questa strategia di sviluppo professionale per migliorare le prestazioni della tua azienda e raggiungere i tuoi obiettivi più rapidamente? Scopriamolo!

Filosofia kaizen – indice:

1. Che cos’è la filosofia kaizen?
2. Principi della filosofia kaizen
3. Filosofia kaizen nella strategia di sviluppo professionale
4. Esempi di applicazione del kaizen
5. Come implementare una strategia di miglioramento continuo?
6. Perché la filosofia kaizen non funziona sempre?
7. La filosofia kaizen – sintesi

Che cos’è la filosofia kaizen?

Il kaizen è un concetto basato sull’idea di miglioramento incessante di vari processi all’interno di un’azienda. È un termine composto da 2 parole – kai, che significa cambiamento, e zen, che significa migliore, che può essere interpretato come cambiamento in meglio. Enfatizza la necessità di pianificazione, implementazione e analisi sistematiche, a causa dei cambiamenti dinamici nelle industrie e nella concorrenza. Un possibile ambito di applicazione per questa strategia riguarda le risorse umane e lo sviluppo professionale dei dipendenti.

Principi della filosofia kaizen

La mentalità kaizen si applica a tutti gli aspetti legati al funzionamento dell’azienda – processi, prodotti o servizi, personale, ecc. I suoi principi fondamentali, che dovrebbero essere implementati come parte di questa strategia, sono:

• Trasparenza

Un’azienda dovrebbe informare ogni dipendente sui dati o sugli effetti di tutti i miglioramenti. Dovrebbe anche condurre sondaggi con strumenti che dimostrino l’affidabilità dei suoi risultati.

• Valore per il cliente

Ogni azione intrapresa dovrebbe tenere presente la soddisfazione del cliente, poiché è attraverso di loro che possiamo raggiungere i nostri obiettivi aziendali. Tieni sempre a mente che i prodotti o i servizi offerti devono aggiungere valore per il consumatore e gestire i processi operativi in modo da eliminare elementi superflui.

• Riduzione degli sprechi

Si riferisce al principio precedente – i risultati del lavoro dovrebbero creare valore aggiunto. Ciò richiede l’eliminazione del consumo improprio delle risorse (finanziarie, materiali, ecc.).

• Gemba Walk

La direzione deve riconoscere e comprendere la posizione e le condizioni associate al luogo di lavoro. Ad esempio, nel caso di un negozio online, potrebbe essere il dipartimento di assistenza clienti, il magazzino, ecc. (questo dipende anche dalle dimensioni e dall’ambito dell’azienda in questione), il che richiede visite occasionali. L’idea è avere una panoramica dei processi operativi in corso, tuttavia, questo non serve solo a far rispettare i doveri svolti dal personale, ma a comunicare apertamente e trovare e risolvere potenziali problemi.

• Rafforzare il senso di appartenenza

Il personale che comunica chiaramente tra loro e stabilisce relazioni collaborative con la direzione sarà più impegnato a migliorare l’azienda.

Filosofia kaizen nella strategia di sviluppo professionale

I dipendenti sono risorse preziose di un’azienda, che contribuiscono notevolmente al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Pertanto, il modo in cui vengono gestite le risorse umane e motivate efficacemente gioca un ruolo importante qui. Il kaizen enfatizza il ruolo di coinvolgere tutti i membri del team nella vita dell’azienda, che hanno un grande potenziale dentro di sé. Possiamo distinguere diversi modelli che contribuiscono alla realizzazione di una strategia di miglioramento continuo:

3M

Il diagramma 3M si riferisce alle parole muda, mura e muri, che sono considerate ostacoli al raggiungimento del kaizen e ostacolano l’esecuzione fluida dei processi. Sono messi insieme perché di solito, l’occorrenza di uno è dovuta alla presenza degli altri due. Conoscendo le ragioni individuali della presenza di vincoli, la strategia di gestione dovrebbe cercare di rimuoverli (questo non è sempre possibile) o almeno ridurre il loro impatto.

• Muda – si riferisce allo spreco di risorse, che può manifestarsi in sovrapproduzione (realizzazione di prodotti che non sono richiesti al momento; concentrarsi troppo sulla pianificazione piuttosto che sull’azione; scrivere e-mail troppo lunghe e elaborate, ecc.), mantenere troppo inventario, che genera costi aggiuntivi; interrompere la continuità del lavoro, condurre formazioni non necessarie; non sfruttare le competenze e il potenziale dei dipendenti, ecc.
• Mura – irregolarità che si manifesta attraverso la mancanza di standard di lavoro stabiliti o le istruzioni fornite sono incomprensibili, distribuzione diseguale dei doveri, stagionalità del settore, ritmo di lavoro variabile, ecc.
• Muri – sovraccarico, che è il risultato di, ad esempio, uno sforzo eccessivo – straordinari, monotonia del lavoro, un numero eccessivo di doveri/compiti da svolgere, ritmo di lavoro veloce, ecc.

Figura 1: modello 3M

5S

Abbiamo già menzionato il principio 5S in un articolo precedente, quindi se non sai ancora di cosa si tratta, assicurati di leggerlo.

PDCA

Investire nello sviluppo sostenibile dei dipendenti richiede una sorta di verifica per sapere se è efficace. Può essere utile conoscere il ciclo PDCA, che è un acronimo per Pianificare (plan), Fare (do), Controllare (check) e Agire (act).

Figura 2: Il ciclo PDCA

1. Pianificare

Comporta la definizione di obiettivi focalizzandosi su strategie per il miglioramento dei dipendenti.

2. Fare

Prendere provvedimenti per raggiungere obiettivi predeterminati.

3. Controllare

Le modifiche apportate devono essere valutate per vedere se hanno adempiuto alla loro funzione, quali effetti hanno avuto e quali lezioni sono state apprese.

4. Agire

Lo sviluppo di una strategia di sviluppo professionale è considerato una garanzia di maggiore coinvolgimento del personale e migliore qualità dei loro doveri. Questo include non solo la chiara e precisa designazione di doveri e regole di condotta, ma soprattutto, l’opportunità di migliorare le competenze dei lavoratori. Tuttavia, trovare alcune carenze che possono limitare lo sviluppo può avvenire durante le fasi precedenti. Identificarle è la premessa per organizzare formazioni tematiche per soddisfare le esigenze dei membri del team.

Esempi di applicazione del kaizen

TOYOTA

Toyota è considerata un pioniere dell’approccio kaizen, la prima azienda a incorporare questa filosofia nella sua strategia di gestione e ha guadagnato molto da essa. La direzione ha giustamente riconosciuto di non essere sempre infallibile, quindi ha avuto senso incoraggiare i subordinati a proporre soluzioni e a diventare più coinvolti. I dipendenti venivano pagati in cambio di idee per migliorare i processi aziendali. È importante notare che non si trattava di un’iniziativa una tantum, ma ad ogni fase dello sviluppo di Toyota c’era l’opportunità di condividere le proprie opinioni e intuizioni.

I suddetti modelli 3M, 5S e PDCA sono stati introdotti proprio in questa azienda per ridurre i costi e aumentare la produttività il più possibile.

MASTERFOODS POLONIA

Nella filiale polacca di Masterfoods, d’altra parte, l’introduzione della figura dello specialista in miglioramento continuo può essere vista come un accento giapponese della filosofia kaizen. I singoli team hanno l’opportunità di partecipare a corsi di formazione sulla gestione kaizen per scambiare esperienze e implementare al meglio cambiamenti positivi. Quando le posizioni vengono eliminate, i dipendenti non vengono licenziati, ma si cerca di offrire loro un lavoro in un’altra posizione nell’azienda attuale. Gestisce anche un programma di proposte dei dipendenti, che consente ai dipendenti di base di venire al tavolo e conoscere le loro prospettive e idee. I migliori di questi vengono premiati sotto forma di bonus, ecc.

Come implementare una strategia di miglioramento continuo?

La questione chiave per il successo dell’introduzione di una strategia kaizen è identificare i problemi esistenti nell’azienda e sviluppare procedure che li eliminino. Quali azioni puoi intraprendere in questa direzione?

1. Aumentare la consapevolezza

Quando implementi un nuovo concetto, la consapevolezza dei dipendenti è essenziale per metterlo in pratica. Lo stesso vale per il kaizen. Fai capire ai membri del tuo team come sarà applicata la strategia kaizen.

2. Chiarire i tuoi obiettivi

Il team ha bisogno di un percorso su dove e come dovrebbe andare. Obiettivi ben definiti focalizzano l’attenzione sulle azioni giuste.

3. Collaborare

Puoi tenere una discussione o un brainstorming con il tuo team per ottenere il punto di vista dei suoi membri. Le soluzioni proposte possono aiutare ad aumentare l’efficienza del lavoro quotidiano e ottimizzare le risorse. Dato che hanno avuto voce in capitolo nelle decisioni finali, saranno più disposti ad adattarsi alle nuove condizioni.

4. Chiedere feedback e accettare critiche

Incoraggia le persone a fare domande, condividere opinioni sulle azioni intraprese e non avere paura delle critiche (ma devono essere costruttive). Tieni a mente l’obiettivo del miglioramento continuo.

5. Ridurre gli sprechi

Elimina le barriere che limitano l’efficienza dell’azienda – risorse sprecate, disuguaglianza e sovraccarico (3M).

6. Determinare le competenze dei dipendenti

Conoscendo le competenze dei singoli membri del team, puoi assegnare loro compiti che si adattano meglio a loro e raggiungere i loro obiettivi. Ti fornirà anche informazioni su quali lacune esistono nelle loro competenze e, sulla base di questo, introdurre un piano per la formazione e i workshop. Considera quale budget puoi allocare per questa iniziativa.

Perché la filosofia kaizen non funziona sempre?

Implementare questa filosofia nel proprio stile di gestione non è affatto un compito facile. Molto dipende dall’atteggiamento dei superiori così come dei subordinati. Il miglioramento continuo dovrebbe basarsi sul dialogo e sulla libera espressione di opinioni, e non, come a volte accade, sull’impartire o eseguire ordini. Le idee dovrebbero provenire principalmente da persone che conoscono le specifiche del lavoro e hanno esperienza in esso. Le conseguenze di una strategia di miglioramento continuo mal applicata sono, ad esempio.

• Natura a breve termine dei cambiamenti, l’organizzazione torna a vecchie abitudini dopo un certo tempo;
• Soluzioni imposte dalla direzione sono mal viste dai dipendenti;
• Poco coinvolgimento dei subordinati nei reali miglioramenti.

La filosofia kaizen – sintesi

Implementare la filosofia kaizen nella tua azienda è una sfida. Le riforme richiedono non solo di intraprendere i passi giusti, ma, soprattutto, un cambiamento nel modo di pensare e nella percezione del lavoro. Concentrarsi solo sugli effetti e sui risultati può essere disastroso, quindi è necessario concentrarsi sulla qualità e sul miglioramento sistematico dei processi. Un approccio così flessibile è necessario soprattutto ora, quando solo quegli enti che possono rispondere a cambiamenti dinamici e modernizzazione hanno una ragion d’essere nel mercato.

Leggi anche: Come implementare Agile nella tua azienda?

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