Una guida passo-passo su come creare e gestire la documentazione del prodotto | Gestione del prodotto #31

Che cos’è la documentazione del prodotto?

La documentazione del prodotto è una raccolta di testi, immagini e video che descrivono il prodotto, le sue funzioni, il modo in cui dovrebbe essere utilizzato e altri dettagli rilevanti. Lo scopo principale della creazione della documentazione è aiutare gli utenti a comprendere come utilizzare il prodotto, e in particolare le sue funzionalità avanzate.

La documentazione è importante, soprattutto se stai creando un prodotto digitale che non solo servirà agli utenti finali, ma si integrerà anche con altri prodotti – ad esempio, permettendoti di esportare dati in un’altra applicazione, o utilizzare un database di localizzazione o contatti.

Ad esempio, la documentazione per uno strumento di gestione dei progetti potrebbe includere informazioni su come creare un nuovo progetto, come aggiungere membri del team a un progetto e dare loro il permesso di modificare solo determinati compiti, come assegnare compiti a più persone contemporaneamente e come monitorare i loro progressi.

Elementi della documentazione del prodotto

La documentazione del prodotto può includere:

• Manuale dell’utente – un documento che fornisce informazioni sulle caratteristiche del prodotto, installazione, impostazioni e risoluzione dei problemi.
• Guida dell’utente – un documento che spiega come eseguire varie operazioni con il prodotto, come utilizzare un programma di fotoritocco o come giocare a un videogioco.
• Base di conoscenza – una raccolta di articoli o pagine web che rispondono a domande frequenti o forniscono informazioni aggiuntive su un prodotto. Un esempio sarebbe la sezione “Centro assistenza” o “Supporto” sul sito web. Viene spesso utilizzata anche come fonte di informazioni per un chatbot che assiste i clienti.
• FAQ – un elenco di domande frequenti e risposte sul prodotto. Ad esempio, un sito web o un file PDF che include risposte a domande come: “Come posso reimpostare la mia password?”, “Come posso contattare il supporto clienti?” o “Quali sono i requisiti di sistema per il prodotto?”.
• Tutorial – video, solitamente pubblicati sul sito web dell’azienda o su YouTube, che dimostrano come utilizzare il prodotto o eseguire determinate operazioni.
• Diagrammi e infografiche – rappresentazioni grafiche della struttura, funzione o processo di un prodotto. Ad esempio, un diagramma che mostra quali opzioni selezionare quando si configura un’API.

Come creare la documentazione del prodotto?

Comprendere il pubblico target

Il primo passo per creare la documentazione del prodotto è comprendere il pubblico a cui questo particolare documento sarà destinato. Rispondi alle seguenti domande:

• Chi utilizzerà questo documento? – Sarà un utente alle prime armi o un utente più esperto?
• A che punto l’utente consulterà questo documento? Sta cercando informazioni generali o aggiuntive sulle capacità dello strumento, o una soluzione a un problema specifico?
• Quale dispositivo utilizzerà? Se si tratta di un dispositivo mobile, i video sono abbastanza chiari?
• Quali sono le loro esigenze e aspettative? L’utente preferirà guardare un video dinamico o osservare un diagramma?

Una volta compreso il tuo pubblico e le sue esigenze, puoi iniziare a creare la tua documentazione. Ad esempio, se il tuo gruppo target è composto da utenti principianti, la documentazione dovrebbe essere accessibile in ogni fase, scritta in un linguaggio semplice e facile da comprendere, e includere istruzioni dettagliate.

Ricorda che una documentazione ben organizzata non solo aiuta gli utenti a comprendere il prodotto, ma risparmia anche tempo che potrebbero aver speso a cercare risposte alle loro domande. Questo riduce il tasso di abbandono, ovvero la percentuale di clienti che smettono di abbonarsi a un servizio.

Comunicazione chiara

Creare una documentazione efficace del prodotto non riguarda solo la scelta della giusta forma di comunicazione (ad es., video, immagini, base di conoscenza), ma anche scrivere e comunicare in modo chiaro e conciso. I principi di base della comunicazione efficace nella documentazione del prodotto sono i seguenti:

• Usa un linguaggio semplice – evita il linguaggio tecnico e i termini complicati. Ad esempio, invece di dire “iniziare un progetto”, puoi dire “avviare un progetto”.
• Sii specifico – fornisci esempi per aiutare gli utenti a capire come utilizzare il prodotto. Ad esempio, invece di dire “consente di aggiungere membri del team a un progetto”, dì “aggiungi un membro del team a un progetto facendo clic sul pulsante verde in fondo alla pagina di gestione del progetto” e aggiungi uno screenshot con un indizio visivo.
• Evita la voce passiva – la voce attiva è più facile da comprendere e leggere. Ad esempio, invece di dire “il progetto può essere avviato dal manager”, dì “il manager può avviare il progetto”.

Ci sono molti altri principi da seguire, ma il più importante è ricordare che una documentazione efficace del prodotto dovrebbe essere comprensibile per gli utenti e aiutarli a utilizzare il prodotto in modo efficace.

Utilizzare elementi visivi nella documentazione del prodotto

Elementi visivi, come immagini, gif, brevi video, diagrammi e infografiche, possono migliorare notevolmente la comprensione della documentazione del prodotto. Ad esempio, uno screenshot che mostra dove si trova il pulsante “Aggiungi membro del team” sulla pagina può essere molto utile per gli utenti alle prime armi. Quando crei la documentazione, utilizza anche intestazioni chiare e un font semplice per organizzare il testo.

Aggiornamento e manutenzione della documentazione del prodotto

La documentazione del prodotto non è un documento statico. Deve essere aggiornata regolarmente per riflettere le modifiche nel prodotto. Aggiornamenti regolari sono cruciali affinché la documentazione svolga il suo scopo. Ad esempio, se stai introducendo una nuova funzionalità nel tuo software di gestione dei progetti, dovresti aggiornare la sua documentazione per affrontarla.

Pubblicazione e distribuzione della documentazione del prodotto

Pubblicare e distribuire la documentazione del prodotto è altrettanto importante quanto crearla. Devi assicurarti che la tua documentazione sia facilmente accessibile agli utenti, indipendentemente da dove si trovano o quale dispositivo stanno utilizzando. Ad esempio, puoi caricare la tua documentazione del prodotto sul tuo sito web, o inviarla direttamente agli utenti via email.

I migliori sistemi di gestione documentale per i product manager

I product manager hanno a disposizione molti strumenti che possono aiutarli a creare e gestire la documentazione del prodotto. Le soluzioni più popolari includono:

• Google Docs è un servizio basato su cloud per creare e modificare documenti. È uno strumento popolare per i product manager perché puoi accedervi da qualsiasi dispositivo e può essere utilizzato da più membri del team.

• Firmbee è uno strumento completo di gestione di progetti e team che consente agli utenti di completare compiti da qualsiasi parte del mondo in tempo reale. I product manager possono facilmente organizzare il proprio lavoro e quello dei loro colleghi, monitorare i progressi, controllare i budget e condurre processi di reclutamento.

• Notion è un’applicazione di gestione di compiti e progetti che può essere utilizzata per monitorare compiti, note e file. Notion è un’opzione popolare per i product manager perché è flessibile e può essere personalizzata.

• Zendesk Guide è una soluzione di servizio clienti che può essere utilizzata per creare e condividere articoli della base di conoscenza. Zendesk Guide è una scelta popolare per i product manager in quanto consente loro di fornire supporto e aiutare i clienti a risolvere i loro problemi.

Riepilogo

Creare e gestire la documentazione del prodotto è un compito spesso sottovalutato. Molti sviluppatori di prodotti digitali credono che un prodotto ben progettato sia autoesplicativo. Tuttavia, la documentazione del prodotto dovrebbe essere più di una semplice guida per l’utente.

Dovrebbe anche essere uno strumento che può aiutare ad aumentare la consapevolezza dei clienti sul prodotto e analizzare il loro interesse per le nuove funzionalità, così come il numero di visualizzazioni di articoli o spiegazioni particolari. Tale analisi aiuta le aziende a gestire meglio i loro prodotti e migliorare l’esperienza dell’utente. Quindi vale la pena dedicare tempo e sforzi per creare una documentazione efficace del prodotto che possa servire sia a te che ai tuoi utenti.

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