4 stili di comunicazione sul posto di lavoro. Quale usi?

Di seguito rispondiamo alla domanda su cosa ci differenzia dagli altri nel nostro stile di comunicazione sul posto di lavoro e descriviamo quattro tipi distinti da Geof Cox che potresti incontrare nella tua vita professionale.

Quali sono gli stili di comunicazione sul posto di lavoro?

Gli stili di comunicazione sul posto di lavoro si riferiscono al modo in cui un individuo comunica informazioni, esprime i propri pensieri, sentimenti, bisogni e idee, così come a come riceve messaggi dai colleghi. È il modo di comunicare di un individuo con gli altri in varie situazioni e contesti professionali – sia parlati che scritti. Spesso, lo stile dipende da vari fattori come personalità, esperienze di vita, cultura, educazione, valori o norme sociali, tra gli altri. Include i seguenti elementi:

• Comunicazione verbale e non verbale – si riferisce al modo in cui si esprimono i propri pensieri e sentimenti attraverso parole (linguaggio parlato e scritto) e linguaggio del corpo, gesti, espressioni facciali, tono di voce e altri segnali non verbali,
• Preferenza nel modo di comunicare – che determina se una persona è più propensa a scegliere forme scritte (ad es., e-mail) o verbali (ad es., telefono, faccia a faccia),
• Il livello di espressione delle emozioni – indica il livello di coinvolgimento dei sentimenti individuali durante la conversazione.

Stili di comunicazione sul posto di lavoro secondo Geof Cox

Geof Cox, autore del libro “Negotiations: How to Achieve Win-Win Outcomes,” ha distinto quattro tipi di stili di comunicazione sul posto di lavoro, che possono essere visti, tra l’altro, nelle riunioni di team, con partner commerciali, negoziazioni, ecc. Nel suo libro, ha sottolineato che la chiave del successo è adattare uno di questi modi di esprimere i propri pensieri alla situazione e al contesto specifici. Gli stili di comunicazione lavorativa che ha distinto sono presentati di seguito.

Orientato all’azione

Le persone che utilizzano questo metodo si concentrano su azioni concrete e risoluzione dei problemi. Sono pratiche, decisive e focalizzate sul raggiungimento dei loro obiettivi – spesso a spese dei sentimenti degli altri, ad esempio. Amano mostrare iniziativa, non hanno problemi a prendere decisioni rapide, sono tipicamente di fretta. Il detto “il tempo è denaro” si adatta perfettamente a loro – si aspettano che la riunione sia il più breve possibile, il che significa che possono arrivare rapidamente al punto senza perdere tempo in chiacchiere. Questo tipo di persona rende le riunioni energiche, ma completamente efficaci.

Orientato al processo

All’interno di questa modalità, l’importanza principale è cercare la soluzione più ottimale per una data situazione. Questo tipo di persona enfatizza l’analisi (dati, fatti, ecc.), cercando di essere approfondita, metodica e paziente. Come nello stile di comunicazione precedente, ciò che conta per loro è il raggiungimento del risultato desiderato – ma non si aspettano che le azioni vengano intraprese immediatamente per arrivarci. Sono caratteristicamente coinvolti in dibattiti in cui diverse persone con approcci diversi considerano possibili scenari d’azione e decidono quale sia il migliore per una data situazione.

Orientato alle persone

Empatia, lavoro di squadra, ascolto degli altri – sono elementi che contano per coloro che esprimono questo stile di comunicazione sul lavoro. Il focus sulle relazioni – facendo sentire ciascuno ascoltato e visto – è volto a costruire fiducia da parte dell’altra persona e incoraggiare le persone a condividere i propri sentimenti ed esperienze, il che spesso facilita, ad esempio, le negoziazioni o le conversazioni difficili con i dipendenti. Questo crea un ambiente in cui non c’è paura di esprimere la propria opinione e indicare i propri sentimenti, il che si traduce senza dubbio in migliori relazioni tra gli individui.

Focalizzato sulle idee

Le persone con questo tipo di espressione sono concentrate sulla generazione di nuove idee, concetti, modelli e soluzioni – per raggiungere risultati attesi in futuro (ad es., ottenere una posizione competitiva sul mercato). Mostrano iniziativa, vogliono testare nuove soluzioni e non hanno paura di mostrare la loro creatività. Hanno bisogno di circondarsi di persone con cui possono entrare in sessioni di brainstorming stimolanti e insieme trovare soluzioni che non sono state viste prima nel settore. Ciò che è particolarmente importante, tuttavia, è che ogni volta che pensano a scadenze, metodi di esecuzione o risorse necessarie, rimandano “a dopo”.

Svantaggi degli stili di comunicazione sul posto di lavoro indicati

Non è, ovviamente, il caso che ciascuno dei corsi d’azione sopra menzionati sia solo vantaggioso. Di seguito indichiamo quale sia il pericolo di concentrarsi solo su uno di essi, senza adattarsi alla situazione specifica:

• orientato all’azione – una persona del genere può essere considerata arrogante, insensibile e aspettarsi risultati elevati senza impegno da parte loro,
• orientato al processo – in tal caso, il dipendente può tendere a ritardare il processo decisionale (e tenere ulteriori riunioni per considerare ulteriori idee, proposte o aspetti),
• orientato alle persone – questo tipo può essere considerato una persona che parla troppo (condivide esperienze troppo personali), il che non è sempre appropriato nelle relazioni lavorative o commerciali,
• orientato alle idee – una persona del genere può portare a sprecare risorse per trovare soluzioni che incontreranno una barriera all’implementazione o all’esecuzione.

Riepilogo

La chiave per prendersi cura di un messaggio efficace è senza dubbio la capacità di rimanere flessibili, cioè di adattare il nostro modo di esprimerci alle esigenze della situazione e delle persone con cui stiamo conversando o negoziando. Come indicato, ciascuno dei metodi delineati sopra ha sia vantaggi che svantaggi, che possono aiutare (o ostacolare) il raggiungimento dell’effetto desiderato.

Per questo motivo è importante esserne consapevoli e notare i loro elementi nel proprio comportamento quotidiano – specialmente poiché lo stile di comunicazione sul posto di lavoro non è immutabile, ma può essere sviluppato e migliorato nel corso della vita. In questo modo, porterà a una migliore comprensione di sé e degli altri, il che influenzerà positivamente la qualità delle interazioni sociali, anche negli affari.

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